Considérons un établissement de commerce ayant une Direction et des agences distantes. Ces agences utilisent le logiciel SAGE 100 et disposent chacune d’un accès Internet ou VPN. Deux d’entre elles se nomment Émeraude et Topaze.
L’agence Émeraude veut effectuer un transfert de stock vers l’agence Topaze. Le bordereau de sortie à Émeraude doit être identique au bordereau d’entrée à Topaze. Chaque bordereau de sortie doit absolument avoir son bordereau d’entrée.
Avec DataCentral, l’on peut transférer le stock en machine d’une agence du réseau à une autre en une seule saisie. L’agence Topaze va donc recevoir un transfert de stock venant d’Émeraude.
Comment ça marche ?
Pour cela on saisit dans DataCentral à Émeraude, l’opération de transfert de stock vers Topaze et on valide. DataCentral enregistre une sortie de stock dans le logiciel SAGE 100 de l’agence.
Un document de sortie de stock est alors généré automatiquement dans le logiciel SAGE 100 d’Émeraude. Ce document correspond fidèlement à ce qui a été saisi dans l’opération de transfert.
DataCentral transmet ensuite l’opération et la met en attente de validation à Topaze. Au niveau de Topaze, on peut désormais consulter et traiter cette opération dans DataCentral. Ce traitement consiste à valider ou à rejeter l’opération saisie à Émeraude.
Pour confirmer en machine la réception du stock au niveau de Topaze, il suffit d’y valider l’opération. L’agence Topaze n’effectue aucune ressaisie. DataCentral enregistre alors l’entrée de stock dans le logiciel SAGE 100 de cette agence.
Un document d’entrée de stock est alors généré automatiquement dans le logiciel SAGE 100 de Topaze. Le contenu de ce document correspond fidèlement à ce qui a été saisi à Émeraude. Au même moment, DataCentral renvoie à Émeraude le statut de traitement de cette opération. Ce statut contient entre autres le numéro de la pièce d’entrée, l’auteur et la date de la validation.
Et si le récepteur n’est pas satisfait ?
Si le stock reçu n’est pas conforme au niveau de Topaze, l’on peut y rejeter l’opération. DataCentral transmet immédiatement à Émeraude le détail du rejet. Ce détail contient entre autres le motif, l’auteur et la date du rejet. L’opération doit alors être annulée au niveau d’Émeraude pour restituer le stock en machine.
Comment monitorer ces transferts à partir de la Direction ?
Si une opération de transfert n’est pas traitée au bout d’un certain délai, elle bloque le système.
Tous les transferts inter agence sont aussi consultables à la Direction avec leurs statuts. Ceci garantit leur traçabilité et une meilleure sécurisation du stock.
