L’information est l’élément central sur lequel se basent les chefs d’entreprise et les gestionnaires pour prendre de bonnes décisions. La centralisation des données intervient donc pour faciliter ce processus d’acquisition de l’information sans l’intervention d’un tiers.
En effet, lorsque la Direction Générale est en mesure d’obtenir des informations à temps des agences, elle peut anticiper et réagir avec agilité pour assurer la croissance de l’entreprise.
Toutefois, peu d’entreprises disposent d’outils simples et efficaces pour avoir ces informations à temps. Des informations obtenues tardivement impact sur la qualité du travail du Top Management. Ce retard contraint ce dernier, à prendre des décisions tardives et inefficaces.
C’est dans ce registre que s’inscrit DataCentral, une solution d’interconnexion et de centralisation des données. Son rôle est de garantir l’accès à l’information issue des agences en temps réel, à la Direction Générale.
Critères pour l’utilisation de DataCentral
Avec DataCentral, vous accéder depuis la Direction Générale, à toutes les données commerciales et comptables des agences et magasins du réseau en temps réel. Ces données peuvent être des factures, le stock, des règlements, et de toutes les autres données opérationnelles des agences.
Pour ce faire, il est capital pour l’entreprise de remplir les trois critères ci-dessous :
- Être une entreprise commerciale avec une Direction Générale et des agences distantes.
- Ces agences doivent disposer d’un logiciel de facturation tels que SAGE, KSM ou autre. DataCentral se synchronise à ces logiciels de facturation et centralise toutes les données des agences vers la Direction Générale.
- Chaque agence doit disposer d’une connexion Internet ou VPN. DataCentral n’a pas besoin d’une grande connexion internet. Il fonctionne très bien avec une connexion instable et lente.
Fonctionnement de la centralisation des données
Pour consulter les données des agences à la Direction Générale, on indique dans DataCentral l’interrogation à effectuer et on valide. Cette interrogation indique les agences, la période, et le type de données à consulter à la Direction. DataCentral interroge alors sa base de données à la Direction, et affiche immédiatement le résultat. Ces résultats peuvent être imprimés ou exportés vers MS Excel et autres.
Par ailleurs, la base de données DataCentral de la Direction est synchronisée en temps réel avec les fichiers SAGE 100 des agences. Toute opération effectuée dans ces fichiers en agence est consignée en temps réel dans cette base de données à la Direction.
C’est le cas des opérations de vente/achat/stock effectuées dans les fichiers SAGE 100 des agences. C’est également le cas des règlements, écritures, et autres opérations effectuées dans ces fichiers en agence.
En cas d’instabilité ou d’interruption d’Internet ?
En cas d’interruption de la liaison Internet ou VPN sur une agence, les utilisateurs à la Direction Générale continuent d’accéder aux données de cette agence. Ils peuvent consulter, imprimer et exporter toutes les données de cette agence précédant l’interruption.
Dès que de la liaison Internet est rétablie sur une agence, DataCentral synchronise automatiquement ses données avec la Direction. Les opérations effectuées dans le fichier SAGE 100 durant l’interruption, sont actualisées dans la base de données DataCentral à la Direction.
Par ailleurs, DataCentral fonctionne parfaitement sur des liaisons Internet/VPN lentes et intermittentes. Son fonctionnement nécessite sur chaque agence, une simple connexion Internet ou VPN et une installation SAGE 100.
En somme, la centralisation des données permet un gain en temps, en argent et en performances pour les entreprises. Avec la bonne information obtenue au bon moment, votre Direction Générale peut prendre de bonnes décisions pour l’entreprise.
