Les difficultés liées au transfert de stock entre agences
Les vendeurs en agences perdent parfois des clients, car les articles sollicités par ces acheteurs sont en rupture. Due à cette rupture de stock, le vendeur peut décider d’appeler les autres agences du réseau afin de demander un transfert de stock.
Bien souvent, ces appels visent à connaître si ledit article est disponible avant d’effectuer le transfert. Malheureusement, ces coups de fil ne donnent pas toujours satisfaction au client car :
- L’information obtenue en retour n’est pas toujours exacte,
- Une agence peut nier avoir l’article parce qu’elle le réserve pour un potentiel client,
- Les multiples appels peuvent décourager le client et l’inciter à acheter ailleurs.
Dans le cas où ces faits deviennent récurrents, les clients peuvent décider de se retourner vers la concurrence pour obtenir satisfaction. Un tel scénario crée un manque à gagner et contribue à une baisse du chiffre d’affaires de l’entreprise.
Par ailleurs, ces transferts sont parfois sujets aux écarts de stock dus aux erreurs de saisie sur les documents de transfert. Une difficulté qui confère du travail supplémentaire pour les contrôleurs de stock.
Un tel fonctionnement pour une entreprise qui vise les sommets laisse à désirer, car son rendement ne sera pas optimal. Il devient donc urgent d’utiliser une solution qui permet de transférer le stock d’une agence à une autre dans les plus brefs délais et en toute fiabilité.
À cet effet, DataCentral possède une fonctionnalité nommée transfert de stock inter-agence pour pallier ces contraintes.
Les avantages du transfert de stock inter-agence de DataCentral
Grâce à DataCentral, vous pouvez transférer le stock d’une agence à une autre en toute sécurité. En effet, le logiciel DataCentral, permet de connaitre le stock disponible dans les agences du réseau et de transférer ce stock en machine d’une agence à une autre en une seule saisie.
La simplicité de ces transferts offre des avantages considérables pour l’entreprise, à savoir :
- Un gain en temps et en coûts, car les vendeurs ne sont plus obligés de passer des appels téléphoniques,
- Prévenir les écarts de stock dus aux erreurs de saisie sur les documents de transfert,
- Assurer la conformité du stock transféré et des documents de transferts,
- La paperasse est éliminée, car les transferts s’effectuent en machine,
- Une traçabilité de toutes les opérations de transfert effectuées entre agences.
Toutefois, pour bénéficier de ces avantages, il est capital pour l’entreprise de remplir les trois critères ci-dessous :
- Être une entreprise commerciale avec une Direction Générale et des agences distantes
- Ces agences doivent disposer d’un logiciel de facturation tels que SAGE 100, KSM ou autre. DataCentral se synchronise à ces logiciels de facturation et centralise toutes les données des agences vers la Direction Générale
- Chaque agence doit disposer d’une connexion Internet ou VPN. DataCentral n’a pas besoin d’une grande connexion internet. Il fonctionne très bien avec une connexion instable et lente.
Comment fonctionne le transfert de stock inter-agence de DataCentral ?
Cas pratique : l’agence Émeraude et Topaze
Considérons que vous avez deux agences :
- L’agence Émeraude
- L’agence Topaze
L’agence Émeraude veut effectuer un transfert de stock vers l’agence Topaze. Le bordereau de sortie à Émeraude doit être identique au bordereau d’entrée à Topaze. Chaque bordereau de sortie doit absolument avoir son bordereau d’entrée.
- Pour cela, vous saisissez dans DataCentral à Émeraude, l’opération de transfert de stock vers Topaze et vous validez. DataCentral enregistre une sortie de stock dans le logiciel SAGE 100 de l’agence.
- Un document de sortie de stock est alors généré automatiquement dans le logiciel SAGE 100 d’Émeraude. Ce document correspond fidèlement à ce qui a été saisi dans l’opération de transfert.
- DataCentral transmet ensuite l’opération et la met en attente de validation à Topaze. Au niveau de Topaze, votre collaborateur peut consulter et traiter cette opération dans DataCentral. Ce traitement consiste à valider ou à rejeter l’opération saisie à Émeraude.
- Pour confirmer en machine la réception du stock au niveau de Topaze, votre collaborateur valide l’opération. L’agence Topaze n’effectue aucune ressaisie. DataCentral enregistre alors l’entrée de stock dans le logiciel SAGE 100 de cette agence.
- Un document d’entrée de stock est alors généré automatiquement dans le logiciel SAGE 100 de Topaze. Le contenu de ce document correspond fidèlement à ce qui a été saisi à Émeraude. Au même moment, DataCentral renvoie à Émeraude le statut de traitement de cette opération. Ce statut contient entre autres le numéro de la pièce d’entrée, l’auteur et la date de la validation.
Et si le récepteur n’est pas satisfait ?
Si le stock reçu n’est pas conforme au niveau de Topaze, votre collaborateur peut rejeter l’opération. DataCentral transmet immédiatement à Émeraude le détail du rejet. Ce détail contient entre autres le motif, l’auteur et la date du rejet. L’opération doit alors être annulée au niveau d’Émeraude pour restituer le stock en machine.
Comment monitorer ces transferts à partir de la Direction ?
Si une opération de transfert n’est pas traitée au bout d’un certain délai, elle bloque le système.
Tous les transferts inter-agence sont aussi consultables à la Direction Générale avec leurs statuts. Ceci garantit leur traçabilité et une meilleure sécurisation du stock.
Un procédé qui optimise le travail de vos vendeurs et vos contrôleurs de stock, mais également la satisfaction de vos clients.
Comment obtenir DataCentral ?
Nous disposons d’une équipe technique qui s’occupe du déploiement de DataCentral dans les entreprises. Ainsi, vous pouvez nous contacter pour programmer un rendez-vous avec cette équipe. Durant ce rendez-vous, nous offrons la possibilité d’avoir une démonstration de l’efficacité du logiciel dans un environnement convivial.
Prenez rendez-vous dès aujourd’hui.
