Pourquoi recevoir les alertes et les rapports de vos agences ?
Bien souvent, la Direction Générale n’est pas alertée à temps sur des événements de gestion pertinents survenus dans les agences. Ces événements peuvent être des ruptures de stock, des ventes au mauvais prix, des échéances de règlement client dépassées et bien d’autres. Ce problème est causé par le fait qu’il n’existe pas de mécanisme d’alerte et reporting pour faciliter la transmission des informations en temps réel.
Traditionnellement, elles se font par appels ou par messages, moyens qui aujourd’hui sont obsolètes dus parfois à l’indisponibilité des collaborateurs ou à la perturbation du réseau téléphonique.
Dans ce cas de figure, ce manque de flexibilité et de fluidité dans la circulation des informations peut ralentir le processus de prise de décision du Top Management et impacter le bon fonctionnement de l’entreprise.
Par ailleurs, il est très courant que la Direction Générale obtienne les rapports des agences des semaines ou des mois plus tard, ce qui contribue à affaiblir les performances de l’entreprise.
Il est donc impératif pour la Direction Générale d’être alertée en temps réel afin d’être en mesure de prendre de bonnes décisions au bon moment. Bien évidemment, l’alerte doit être acheminée aux personnes habilitées à la traiter efficacement.
Les avantages de l’Alerte et Reporting de DataCentral pour votre entreprise
Grâce à DataCentral, les utilisateurs sont alertés par SMS et Email sur différents types d’événements de gestion. On peut citer :
- Les ruptures de stocks,
- Les ventes au mauvais prix,
- Les échéances de règlement client dépassées,
- Les articles en voie de péremption,
- Les fraudes, etc.
Ainsi, vous avez la possibilité de connaitre par SMS et Email les informations des agences du réseau telles que :
- Le chiffre d’affaires par agence, par client et par article,
- L’état prévisionnel des stocks,
- Le bilan commercial quotidien,
- Les mouvements de stock,
- Les mouvements de caisse, etc.
Comment fonctionne le système d’Alerte et Reporting ?
Critères d’utilisation de DataCentral
Pour utiliser ce système, il est capital pour l’entreprise de remplir les trois critères ci-dessous :
- Être une entreprise commerciale avec une Direction Générale et des agences distantes.
- Ces agences doivent disposer d’un logiciel de facturation tels que SAGE, KSM ou autre. DataCentral se synchronise à ces logiciels de facturation et centralise toutes les données des agences vers la Direction Générale.
- Chaque agence doit disposer d’une connexion Internet ou VPN. DataCentral n’a pas besoin d’une grande connexion internet. Il fonctionne très bien avec une connexion instable et lente.
Fonctionnement du système d’Alerte et Reporting
Vous indiquez dans DataCentral à la Direction, les différents types d’événements à suivre et on valide. Vous précisez alors les agences à suivre, le canal de notification (SMS, Email), et les utilisateurs à alerter quand survient l’événement. Désormais, DataCentral va rechercher en permanence ces types d’événements sur le réseau d’agences.
Dès que DataCentral détecte un événement, il envoie un SMS ou un Email aux destinataires associés à ce type d’événement. L’alerte contient toutes les informations pertinentes sur l’événement détecté. Le logiciel conserve un historique des alertes SMS et Email envoyés, avec leur détail. DataCentral fonctionne parfaitement sur des liaisons Internet lentes et intermittentes.
Ainsi, vous n’aurez plus besoin de contacter vos collaborateurs ou t’attendre leur rapport pour obtenir des informations pertinentes. Prenez de bonnes décisions au bon moment avec des informations factuelles pour le bien de votre entreprise.
